Event-Apps – Warum Sie für Veranstalter und Teilnehmer unverzichtbar sind

Wir sind die Macher von Event-Apps, als Mobile-Partner des Hamburger OMR-Festivals erstellen wir bereits seit 2016 die offizielle OMR-App. Zu unseren zufriedenen Kunden dürfen wir auch Bits & Pretzels, die Lokalrundfunktage und die Medientage zählen.

Vor ca. einem Jahr haben wir uns den bestehenden Markt an Event-Apps einmal genauer angesehen. Das Ergebnis war, es gibt sehr viele unterschiedliche Anbieter, aber keiner war dabei, dessen Paket uns rundum überzeugt hat. Unsere Analyse und Kundenbefragungen hat folgende Anforderungen an eine Event-App ergeben – aufgeteilt nach Standard (Pflicht) und Erweitert (Kür):

Standard-Anforderungen:

  • Neuigkeiten zu Veranstaltungen z.B. als Newsfeed / Timeline dargestellt
  • Agenda der Veranstaltung inkl. Details zum Inhalt und zum Speaker
  • Informationen zur Location (Anreise & vor Ort)
  • Informationen zu den anwesenden Unternehmen
  • Darstellung der Partner und Sponsoren
  • Sharing-Funktionalitäten zum leichten Teilen von Inhalten während der Veranstaltung mit dem Nebeneffekt kostenloser Werbung für das Event
  • Information über das Wichtigste als Push-Information
  • Offline-Fähigkeit für alle statischen Informationen (z.B. für die Vorbereitung während der Anreise im Zug oder Flieger)
  • Favoriten-Funktion für alle Elemente (Speaker / Austeller)
  • Idealerweise im Branding der Veranstaltung
  • Analytics zur Verwendung und Favoriten

Mit den folgenden erweiterten Anforderungen kann der Veranstalter das Event zusätzlich aufwerten:

  • Liste aller Teilnehmer mit Anmeldung via Social Login (LinkedIn, Facebook, Xing, …)
  • 1-zu-1 Meeting-Tool zwischen Teilnehmern zur Vereinbarung von Terminen, ggf. mit Vorschlägen zu „Wen sollte ich treffen?“
  • Chat zwischen Teilnehmern / Speakern
  • Umfragen / Feedback zum Event / Speakern – Direktes Teilnehmer Feedback
  • Ticket-Hinterlegung in der App
  • Magic Links zur App, die z.B. direkt mit dem Ticket versendet werden (Zero-Effort-Customizing)

 

Wenn man die Standard-Anforderungen erfüllt, ist die Event-App auf alle Fälle eine Bereicherung und findet bei den Teilenehmern garantiert Zuspruch. Die Aufgabe des Veranstalters ist es, die App rechtzeitig bereitzustellen und als zusätzlichen Kanal zu verstehen sowie vernünftig zu bespielen. Kommt der Veranstalter dieser Aufgabe nach hat er den unschlagbaren Vorteil, dass er ein Kommunikationsmittel zum Teilnehmer in der Hand hat, das er vollkommen kontrollieren kann. Auf keine andere Weise erreicht er die Teilnehmer gleichsam gut.

 

Mit Erfüllung der erweiterten Anforderungen wird die Event-App zum Schweizer Taschenmesser der Veranstaltung. Auch wenn man hier nicht alle Anforderungen umsetzt, gibt man dem Teilnehmer ein mächtiges Tool in die Hand, das er dankbar installieren wird und durch Interaktion die Veranstaltung bekannter und besser machen wird.

 

Kosten

Die Kosten für eine App sind natürlich nicht zu vernachlässigen. Die Standard-Anforderungen können bereits für einen niedrigen vierstelligen Betrag umgesetzt werden und können auch über Sponsoring refinanziert werden. Die Präsenz der Aussteller und andere Funktionen in der App können ebenfalls vermarktet werden. Gerade bei wiederkehrenden Events ist die Investition in den Aufbau einer App sinnvoll, da sie auch einen Einfluss auf den Aufbau der Community hat.

Je nach Veranstaltung kann die App auch Druckkosten für Programme etc. reduzieren / einsparen.

Abgrenzung zur mobilen Webseite

Zu den häufigsten Fragen, die uns Veranstalter stellen gehört, ob man die Funktionalitäten nicht auch mit einer mobilen Webseite abdecken könne.

Grundsätzlich kann man viele der oben beschrieben Anforderungen natürlich auch mit einer Webseite abbilden. Sobald es aber an die Personalisierung und Interaktion geht, wird es mit der Webseite schon wesentlicher komplizierter, da man hier anfangen muss ein Nutzer-Profil anzulegen und dieses auch zu verwalten. Es handelt sich hier dann nicht mehr um eine statische Webseite, sondern um ein interaktives Web-Tool. Der Aufwand dieses Web-Tool herzustellen ist mindestens gleich einer Event-App, bringt aber mit sich, dass man einige zentrale Aspekte wie z.B. Push-Nachrichten und Geräte-Funktionen (GPS) weitestgehende einbüßt oder kompliziert herstellen muss.

Wer noch weitere Infos und Zahlen haben will, welche Vorteile die App gegenüber einer mobilen Website hat, schaut hier vorbei:  http://www.lukew.com

Einen guten Mix erreicht der Veranstalter, wenn er eine gute responsive Webseite bereitstellt und die Event-App dieses Content Management Systems verwendet – dies verhindert doppelte Pflege von Inhalten. Die Webseite hat einen klaren Informationsfokus weit über das Event hinaus, während die App auf die Veranstaltung spezialisiert ist

 

Fazit

Eine App wird von den Teilnehmern heute bereits erwartet. Sie ist eine notwendige Ergänzung zur Webseite. Je nach Größe und Bedeutung der Veranstaltung ist sie unverzichtbar.

Die App als zentraler Kommunikationskanal zum Teilnehmer ist eine einmalige Chance für die Veranstalter, alles in einem Tool zu bündeln. Geht der Veranstalter noch einen Schritt weiter und integriert sein CRM-System erhält er wertvolle Analytics, die es ihm erlauben, die Veranstaltung zum folgenden Termin noch zielgerechter zu machen und den Verkauf von weiteren Tickets für die Folgeveranstaltung zu optimieren.

Welche Events wir mit unseren digitalen Systemen ausstatten und wie das konkret aussieht, könnt Ihr hier nachlesen:

Die Bits&Pretzels-Event-App

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